申报包氏奖学金出国人员出国程序
- 一、包氏基金会秘书处一般在每年5-6月份通过包氏基金网站等发布申报通知，并将申报材料提交包氏基金理事会议讨论，确定获奖人选。获奖人自公布之日起一年半内完成派出手续。
二、包氏基金会秘书处每年向浙江大学教育基金会秘书处提供获奖人员名单电子版EXCEL资料，内容包括：姓名、性别、单位（院系）、手机号码、电子邮箱等信息。
三、获奖人确定出访单位并拿到正式邀请函后，登录包氏基金系统，在“出国申请”栏目下填写相应信息，同时向包氏基金会秘书处提交邀请函及奖学金使用申请报告（写明获奖时间与类别、计划出访单位中英文名称及简介、出访目的与研修计划、本人签名、院系或人事处领导签名盖章）各一份。秘书处为其开具《经济担保书签订单》及英文资助证明，由包氏基金理事会司库签名生效。获奖人持资助证明办理相关出国（境）手续。（出国（境）申请表中的“出访经费来源”一栏由包氏基金理事会秘书处负责填写并盖章）；
四、获奖人获得相应签证后，持出国（境）申请表、出国批件复印件、《经济担保书签订单》、护照签证页复印件及机票订单（外校老师也可不提供前两份材料），到浙江大学教育基金会财务部办理借款。机票借款按照实际票价预支，奖学金生活费借款按照生活费资助总额的70%预支，并按照办理借款当天汇率牌价计算金额（人民币）。
五、获奖人回国后登录包氏基金系统，在“回国信息”栏目下提交以下资料：
1、一份不少于3,000字的回国报告书；
2、3-5张JPG格式的在外工作照片；
完成回国信息填报后请携带护照原件、照片页及出入境盖章页复印件、《境外费用开支明细表》及相应单据到包氏基金会秘书处办理回国手续。包氏基金会秘书处按照实际出访时间核算奖学金生活费，《境外费用开支明细表》由包氏基金会项目负责人签字并加盖包氏基金理事会章。
六、获奖人按浙江大学教育基金会财务要求完成旅费和奖学金生活费报销。
获奖人持《境外费用开支明细表》、借款单第二联、国内至出访地往返国际机票或电子行程单、登机牌原件和护照照片页签证页复印件、《浙江大学因公临时出国或赴港澳台申请表》复印件、出国任务批件复印件、住宿费发票等，到浙江大学教育基金会财务部报销。
七、未尽事宜，请咨询包氏基金会秘书处，联系电话：88981563，88981407；浙江大学教育基金会，联系电话：项目管理部：88981283；财务部：88981073。
关于申请
关于获奖
关于申请
- 申请包氏奖学金需要具备什么条件？
包氏奖学金面向浙江大学和浙江省其他高校的教师招生。各校在职教师、科研人员等符合条件者均可报名。高访以50周岁以下的教授为主；普访在30周岁以上，具有中级职称及以上的人员中选拔。攻读博士学位人员在具有硕士学位，并有两年以上实际工作经验，年龄不超过35周岁的人员中选拔。符合“包氏奖学金回国人员科技成果奖励办法”的包氏奖学金回国人员可以申报参加国际会议。
- 每年有多少名额，如何分配？
包氏奖学金出国预备人员每年大约15－20个名额，按包氏奖学金基金管理条例有关规定，其中85％属浙江大学，15％属浙江省其他高校。若派出高访(三个月)可按１:２计算人数。参加国际会议人选不占指标。
- 派出的类型有何限制？
包氏奖学金目前可供申请的类别有三类，分别为高访(三个月)、普访(一年)和参加国际会议（2星期）。原则上要求高访以50周岁以下的教授为主，普访在30周岁以上，具有中级职称及以上的人员中选拔。国际会议只面向已受过包氏奖学金资助，符合“包氏奖学金回国人员科技成果奖励办法”的的优秀回国人员。
- 每年什么时候报名，如何得知？
包氏奖学金一般固定于每年十月上旬报名，届时浙大的通知会发往各学院办公室并上校行政办公网和包氏基金会的网站发布。外校的发往校人事处。
- 报名时需准备些什么？
报名前请先阅读报名须知，仔细核对申报条件。符合条件者，凭学院介绍信（外校凭人事处介绍信）到包氏基金会缴纳报名费并领取有关材料。
- 何谓“网上报名”，是否任何人任何时候都可以直接进入？
只有被基金会授权并分配有ID的申请人员才可以进入“网上报名”。网上报名人员除必须在线填写一些基本信息以外，还需下载报名表及相关参考资料。
- “网上报名”结束后，我该怎么办？
需按要求仔细填写报名表，并送交相关部门签字盖章，于基金会规定期限内返回有关材料。包括：
- 1、贴有照片的报名表；
- 2、2封专家推荐信；
- 3、标有和报名表对应序号的证明材料；
- 4、贴有照片的英语选拔考试准考证（只对申请参加英语选拔考试的人员）。
关于获奖
- 得知获奖后，我该做什么?
一般获奖者名单会在每年四五月份通过上网和下发文件的形式向浙大各学院和省内其他高校公布。名单公布以后，基金会会立即组织召开获奖人员大会，有关获奖人员接下去应该办理的程序会在会上做详细说明。此前获奖人员不需采取任何行动。
- 基金会对所联系学校的声誉有很高要求？
原则上老师联系的学校要求在基金会颁发的由浙江大学对外合作与交流部整理的《有关国家排名》上榜上有名，且名次越靠前越好。列在排名之外的学校，要求说明理由。
- 如果我对基金会选派的国别不满意，我该做什么？
基金会在为获奖人员指定派遣国别时，一般是依据获奖人员本人在报名时填报的志愿而定。既然志愿是由获奖人员经过慎重考虑后作出的选择，基金会原则上不同意获奖人员更换国别。如实在有非常特殊的原因不得不作出重新选择，则必须由本人对基金会打一份申请报告，详细陈述理由，并报请基金理事会审批。
- 如因特殊原因不能在基金会规定的期限内完成出访任务，我该怎么办？
除非因身体状况不好或因学校工作需要而实在无法安排出时间，一般情况下（如本人时间安排不妥、联系未果、签证失败等原因），基金会不允许当年的预备出国人员滞留至第二年以后才出国。如有以上特殊原因要求延期出国，则获奖人员必须对基金会打一份申请报告，详细陈述理由，并报请理事会审批。延期出访时间不得超过次年8月份。
- 如何办理出国手续？
预备出国人员自行联系好学校以后，凭对方学校的介绍信和向基金会提出的申请报告（对浙大人员：上面需有学院分管外事领导的签字和学院章，对其他高校：上面需有校人事部门领导的签字和人事部门章）来基金会办理经济资助证明，而后即作为学校公派人员去相关部门办理申领护照和签证等必备材料。
- 机票如何购买？
为便于管理，目前出国人员的机票统一由基金会向中国民航订购，但鼓励教师自行购买廉价机票。对高访人员一般订好来回机票，普访人员则只需订单程机票，回程机票由出国人员在回国前自己购买，回国后凭机票收据和机票到基金会报销。要求预备出国人员尽早将订票的具体日期和本人的特殊要求（如有）通知基金会，以防止旺季时机票脱销。
关于出国
- 我的奖学金资助额度是多少？
获奖人员的经费资助由2部分组成，来回国际旅费和在国外期间的生活费。其中来回旅费为实报实销，生活费基数则参照国家公派留学人员标准，基金会再在此基数上按高访提50％，普访提25％的比例发放。参加国际会议人员固定按每人每天90美元的标准发放。高访学者除以上费用外，还可以享受报销顺访本国一所学校的来回旅费的待遇。部分国家按规定报销医疗保险费。
- 出访期间，我的生活费将于何时以何种方式领取？
根据《包氏奖学金经费管理条例》，每位获奖人员自获取签证之日起，就有资格享受包氏奖学金的资助了。基金会给即将出国的获奖人员支付的资金有2笔：
- 1、购买机票的费用，以支票形式支付，实报实销。
- 2、从个人生活费中预支随身携带款，一般为1000美元/人。
- 到国外以后，我需要做什么？
- 1、与我国驻外使领馆取得联系；
- 2、尽快开通银行帐号，并将有关帐户信息和本人联系信息用email或传真发回基金会。信息包括帐户名称、银行帐号，银行名称、银行地址、银行代码，本人联系电话，传真，邮寄地址等。
- 访问学者在国外有何义务？
访问学者在外应保持和基金会之间的联系。对普访学者，要求每3－4个月向基金会做一次书面汇报。高访学者无硬性要求，但必须在回国后递交一份详细的回国报告。
- 如何申请延期？
原则上基金会不希望访问学者延期回国。如因特殊原因要求延期的，申请者需要提早半年（对普访）或一个半月（对高访）向基金会递交延期申请报告，得到允许后方可延长访问期限。规定普访人员延期时间不得超过一年，高访人员不得超过三个月。延期回国人员将不得报销回程机票，并扣除押金利息。
关于回国
- 按期回国后，回国人员应与基金会结清哪些关系？
- 1、 上网填写回国人员总结表，递交或网上传递在国外期间的学习、生活、工作照；
- 2、 凭存款收据来基金会领回押金（普访人员还需凭人事部的报到通知）；
- 3、 经费结算。
- 回国以后，我还需要再做些什么？
- 1、 访问学者根据在国外期间收集的资料整理而成的文章和著述要求署上“受包氏基金资助”字样；
- 2、 如有本人信息更新或新的成果请及时通知基金会并登记到包氏基金会的网站；
- 3、 保持与基金会的联系。